Bestuur De Skalm: met Leeuwarden zijn geen afspraken te maken

(tekst: brief van bestuur De Skalm aan PvdA-wethouder Hein de Haan)

Geachte heer De Haan, beste Hein,

Namens het voltallige bestuur van De Skalm delen wij u schriftelijk mee dat wij tot het unanieme besluit zijn gekomen
geen vervolg te gaan geven aan het herhuisvestingsproject van De Skalm naar het oude gemeentehuis in Stiens. Het
door de Gemeente Leeuwarden geïnitieerde en aangestuurde project gaat in zijn gehele procesgang voorbij aan het
vooraf zekerstellen van alle randvoorwaardelijke zaken die nodig zijn om het project in goede banen te leiden. Sedert
2018 is het belang van De Skalm onvoldoende centraal gesteld om een goede uitwerking van de huisvestingsbehoefte
mogelijk te maken. Feitelijk is er aan het begin van het project geen ruimtelijk en technisch programma van eisen
opgesteld waaraan de uitwerking getoetst kan worden. Er is zeer oppervlakkig kennis genomen van de faciliteiten
die tot de huidige huisvesting c.q. problematiek van De Skalm behoren. De Skalm heeft sinds einde 2019 diverse
bestuurlijke overleggen met u en uw projectleden/ambtenaren gehad om te komen tot een beschrijving van de
taakstellende opdracht (zie notulen 14 november 2019), de huurovereenkomst, het juiste inrichtingsplan, het
zekerstellen van budgetten (casco + inrichting) met bijbehorende opleverspecificaties en demarcatie van
werkzaamheden. Wij verwijzen naar de aan dit schrijven aangehangen bijlagen die eerder met u zijn besproken.

Wij hebben u en uw projectteam meermaals gevraagd het belang van De Skalm serieus te nemen en tegemoet te
komen aan hetgeen is toegezegd te weten een kostenneutrale, functioneel gelijkwaardige huisvesting met zorg voor
nieuw meubilair en voor een goede klimaatbeheersing die past bij multifunctioneel gebruik van het gebouw.
Ondanks alle pogingen tot projectmatig samenwerken en inspanningen die van De Skalm verwacht mogen worden,
komt de Gemeente Leeuwarden niet tegemoet aan het waarborgen van de inhoudelijke kant van het project. Er
bestaat geen startdossier waaraan de gemeenschappelijke huisvestingsopdracht getoetst kan worden.

Een belangrijk punt, onderdeel van het Raadsbesluit van 22 januari 2020, is dat er sprake moet zijn van een
definitieve huurovereenkomst tussen Gemeente Leeuwarden en De Skalm alvorens er met de bouw gestart mag
worden. Feit is dat de bouw reeds een half jaar onderweg is en er door de Gemeente Leeuwarden gekoerst wordt
op oplevering in november 2021, zonder enige bindende overeenkomst tussen verhuurder (Gemeente Leeuwarden)
en huurder (De Skalm). Gemeente Leeuwarden spant zich naar onze mening niet in om tot een getekende
huurovereenkomst te komen waarmee alle onderdelen aan de voorkant van het project worden gewaarborgd. Het
aan de huurdersinrichting toegekende deel van het taakstellende projectbudget is nog steeds ontoereikend. Wij
voorzien problemen indien er geen heldere demarcatie en overeengekomen opleverniveau is vastgesteld. Onze brief
van 01 juni jongstleden gaat hier inhoudelijk gedetailleerd op in.

Indien we recentelijk een additionele toezegging krijgen van €100.000,- ten behoeve van het inrichtingsbudget dan
blijkt er aan de achterkant van het project zodanig te zijn gesneden in het casco opleverniveau waardoor er eerder
grotere problemen ontstaan dan dat er gaten worden gedicht. Werkdocumenten die gezamenlijk tot stand zijn
gekomen worden eenzijdig door het projectteam van de gemeente herzien dan wel achterwege gelaten. Een
belangrijk document is de demarcatielijst (verdeling van te leveren zaken) van PBG van 26 november 2020 waarop
onze actuele inrichtingsbegroting is gebaseerd. Op 12 april jongstleden blijkt dat deze nagenoeg finale
demarcatielijst geen onderdeel uitmaakt van de huurovereenkomst. De Skalm wordt gevraagd een
huurovereenkomst te tekenen zonder zicht te hebben op de verantwoordelijkheden die partijen naar elkaar toe
hebben. Indien wij om een NEN2580 meting vragen dan wordt er niet gereageerd. Pas anderhalve maand geleden
ontvangen we een eerste DWG-onderlegger waarmee we uit de voeten kunnen voor wat betreft uitwerking van de
inrichting. Er wordt druk op ons uitgeoefend om bijvoorbeeld het inrichtingsplan van de bedrijfskeuken aan te
leveren, terwijl we nog steeds geen huurovereenkomst hebben en geen beschikking hebben over voldoende
inrichtingsbudget. Overigens is bij de aanvang van het project geen kennis genomen van de aanwezigheid van een
bedrijfskeuken die onderdeel moet zijn van het horizontaal gelijkwaardig oversteken naar de nieuwe locatie. De
Skalm werd geconfronteerd met een kostenpost van ca. €50.000,- die niet in het taakstellende budget van de
gemeente was voorzien. Dit is een typisch voorbeeld waar het misgaat doordat er aan de voorkant van het project
geen programma van eisen is opgesteld.

Naar onze mening loopt de bouw onnodig vooruit op hetgeen de hoogste prioriteit heeft, namelijk het zekerstellen
van de huurovereenkomst inclusief een compleet projectdossier waar beide partijen het over eens zijn. Wij als
bestuur van De Skalm hebben via onze projectvertegenwoordiger (Hylco Wijbenga, van HHYPP Design/Projects)
meermaals schriftelijk laten weten dat de ingezette bouw geheel voor eigen risico van de Gemeente Leeuwarden is
en blijft zolang er geen getekende huurovereenkomst ligt. Alle eventueel onjuist gemaakte keuzes zullen ten koste
van de Gemeente Leeuwarden herzien moeten worden indien dit vanuit het gebruik van De Skalm noodzakelijk blijkt.

Tijdens ons laatste overleg met u op woensdag 16 juni jongstleden hebben we afgesproken een positieve bijdrage
te zullen leveren aan het project door onze projectvertegenwoordiger bij de bouwvergaderingen te laten aansluiten.
Het stelt ons teleur te moeten vernemen dan dat de verslaglegging van de bouwvergadering van 14 juli 2021 niet
aansluit op hetgeen is besproken en er zodoende geen betrouwbaar dossier wordt opgebouwd. Wij refereren naar
het door PBG opgestelde verslag van de 3e bouwvergadering (artikel BV3.6.3) waar wordt aangegeven dat koeling
geen onderdeel uitmaakt van de uitgangspunten van het project terwijl in de demarcatielijst van 26 november 2020
staat vermeld dat deze voorziening door de verhuurder zal worden voorzien indien dit noodzakelijk is.

Als we inhoudelijk op de uitwerking van de klimaatbeheersing ingaan dan moeten we constateren dat hetgeen kort
voor de bouwvak is voorgesteld door het projectteam van de Gemeente Leeuwarden tekortschiet. Er wordt na lang
aandringen toegezegd dat de klimaatinstallatie wordt onderzocht op temperatuuroverschrijding (TO) om vast te
stellen of er wel/geen koeling noodzakelijk is. Vanwege tijdsgebrek zijn slechts 3 ruimten (vergaderzalen) onderzocht
op basis van onjuiste parameters. De koelprincipes die worden voorgesteld zijn halve maatregelen. Er is geen budget
beschikbaar om in voldoende koeling te voorzien. Er wordt gezegd dat het Bouwbesluit geen eisen kent ten aanzien
van koeling wat an sich een juiste constatering is. De door het projectteam geldig verklaarde NEN-normen geven
daarentegen wel aan hoe er met comfortklassen omgegaan moet worden. Deze normen worden geldig verklaard in
de algemene bepalingen van het installatieconcept (bijlage huurovereenkomst) maar niet als zodanig toegepast. De
Skalm heeft zich laten bijstaan door een extern adviseur op het gebied van E/W-installaties (Kamperman Adviseurs)
om te toetsen of dat wat de Gemeente Leeuwarden voornemens is op te leveren voldoet aan wat noodzakelijk is
voor goed functioneel gebruik van het nieuwe gebouw. Uit de second opinion van Kamperman kan worden
opgemaakt waar aanvullend onderzoek moet worden verricht dan wel zaken beter uitgewerkt moeten worden ten
aanzien van klimaatbeheersing (koeling). Het projectteam van de gemeente neemt dit weinig tot niet serieus. Koeling
dient integraal te worden opgenomen in het installatieconcept. Er is gezegd dat er te weinig tijd is geweest om in
een volledige TO-berekening te kunnen voorzien. Deze vraagstelling is ruim anderhalf jaar oud en nog steeds komt
het projectteam met onvolledige informatie naar De Skalm terug. Er wordt gezegd dat er aan het einde van het
bouwproject gekeken kan worden of er nog financiële ruimte is voor additionele koeling. Achteraf maar zien wat er
overblijft is voor De Skalm niet acceptabel.

Onze projectvertegenwoordiger heeft de laatste bouwvergadering van 14 juli jongstleden bijgewoond waarbij werd
aangegeven dat het te laat is om nog in zaken zoals ruimtekoeling te voorzien. De notitie van PBG van 19 juli 2021
geeft aan dat koeling onderdeel uitmaakt van specifieke huurderswensen. Dit staat haaks op de door PBG opgestelde
demarcatielijst van 26 november 2020 waarin staat vermeld dat de verhuurder zorg draagt voor koeling. Wij hebben
vanaf het begin van het project aandacht hebben gevraagd voor goede klimaatbeheersing omdat dit lange tijd een
probleem is van het huidige gebouw. In 2017 is er een onderhoudsvoorziening ten behoeve van de bestaande
huisvesting in het leven geroepen waarvan de upgrade van de bestaande klimaatinstallaties onderdeel uitmaakt
(€90.000,-). Wij hebben onze zorg geuit dat we tegen dezelfde problematiek (warmteoverlast) aanlopen bij het
nieuwe gebouw en er achteraf geen middelen meer zijn om in ruimtekoeling te voorzien. De Gemeente Leeuwarden
lijkt niet in staat te zijn ons te overtuigen van het feit dat koeling niet nodig is om het nieuwe gebouw
multifunctioneel te kunnen exploiteren. Het mag duidelijk zijn dat een toneelvoorstelling met 150 personen in de
grote zaal problemen oplevert qua warmtelast. In het huidige gebouw is dit een bekend probleem waarvoor in 2017
een onderhoudsvoorziening in het leven is geroepen, inbegrepen de optimalisatie van de klimaatbeheersing. Het
opwaarderen van de huidige huisvesting lijkt ons een betere optie dan verhuizen naar het oude gemeentehuis. Een
actueel punt van aandacht, gerelateerd aan Corona, is de ventilatie in ruimten waar (groepen) mensen bijeenkomen.
Hier is op geen enkele wijze rekening mee gehouden. Hetgeen het projectteam van de Gemeente Leeuwarden van
plan is op te leveren is op het scherpst van de snede conform het actuele Bouwbesluit.

Voor De Skalm bestaat er geen consensus rondom uitvoering, planning, financiën, opleverniveau, demarcatie,
etcetera. De Skalm wordt aanhoudend door de Gemeente Leeuwarden verweten dat ze overvragen. Het tegendeel
is waar; wij zetten alle zeilen bij om ervoor te zorgen dat alles aan de voorkant van het project is gewaarborgd om
teleurstellingen achteraf te voorkomen. De Skalm is naarstig op zoek naar additionele financiële middelen om in de
complete inrichting en ruimtekoeling te kunnen voorzien. Op dit punt heeft De Skalm meer dan gebruikelijk
inspanningen geleverd ten gunste van de algehele haalbaarheid van het project, waaronder €200.000,- btw-
terugvordering door De Skalm als btw-plichtige organisatie (50%) erkend te krijgen bij de belastingdienst,
subsidieaanvragen te doen bij het gemeentelijke en provinciale Mienskipsfonds, resp. €30.000,- en €75.000,-. Het is
belangrijk te weten dat de Provincie Fryslân tot 40% van de inrichtingskosten met een maximum van €75.000,-
beschikbaar kan stellen mits De Skalm een door de Gemeente Leeuwarden getekende beschikking heeft waaruit
blijkt dat het grootste deel van het inrichtingsbudget gewaarborgd is én er nog niet is gestart met de uitvoering van
werkzaamheden. Aan beide criteria kan De Skalm niet voldoen vanwege het doen en laten van de Gemeente
Leeuwarden waardoor een substantieel aanvullend budget aan ons voorbij gaat. Wij als bestuur van De Skalm zijn
van mening dat er weinig respectvol wordt omgegaan met onze belangen en verrichte inspanningen. We hebben de
ervaring opgedaan dat financiële uitdagingen eerder aan De Skalm zijn geadresseerd dan dat ze onder de
verantwoordelijkheid van de Gemeente Leeuwarden vallen en worden opgelost. Het is immers de Gemeente
Leeuwarden die De Skalm heeft gevraagd te willen verhuizen naar het oude gemeentehuis, niet andersom.

De Gemeente Leeuwarden lijkt te willen koersen op een ‘point of no return’, op het willens en wetens klem zetten
van De Skalm door eenzijdig met de bouw door te gaan. Dit werkt geheel averechts en versterkt ons besluit per
direct te stoppen met dit onsamenhangende project. Als we de oorzaak moeten aangeven waarom dit project niet
heeft gewerkt dan is dit te wijten aan het ontbreken van een deugdelijk startdocument medio 2018, het centraal
stellen van het belang van De Skalm en het in gemeenschap ontwikkelen van een sluitend projectdossier. De Skalm
heeft de Gemeente Leeuwarden meermaals laten weten dat het project aan de voorkant 100% helder in beeld moet
zijn alvorens er wordt overgegaan tot bindende afspraken zoals een getekende huurovereenkomst voor 30 jaar. Tot
op het moment van vandaag bestaat er tussen de Gemeente Leeuwarden en De Skalm geen enkele overeenstemming
die De Skalm weerhoudt van het beëindigen van het herhuisvestingsplan.

Het bestuur van De Skalm beroept zich op het uitdienen van de bestaande huurovereenkomst met allonge waarin
een onderhoudsvoorziening is opgenomen met een totale waarde van €640.000,- om te voorzien in het achterstallige
onderhoud en problematiek rondom de klimaatinstallaties. Aanvullend geven wij u mee dat ons ingenomen
standpunt om per direct te stoppen met dit herhuisvestingsproject in de breedte wordt gedragen door onze
onderhuurders. Ook zij hebben geen belang bij een situatie die op financieel vlak en voor wat betreft het
opleverniveau onzeker blijft. Wij zullen ons inspannen om het huidige gebouw te optimaliseren zodat alle
gebruikers/huurders tot minimaal einde 2025 met enthousiasme gebruik blijven maken van onze faciliteiten.
Uiteindelijk betreuren wij de uitkomst van dit herhuisvestingsplan, maar we zijn 100% overtuigd dat we de juiste
keuze hebben gemaakt in het belang van De Skalm, haar onderhuurders en vele gebruikers.

Hoogachtend, het bestuur van De Skalm:

Johannes Bijlsma (voorzitter) Hendrik bij de Leij (penningmeester)