Als er een Capability Maturity Model voor het organiseren van evenementen bestaat dan scoort Leeuwarden niveau 0. De organisatie is zich (nog) niet bewust dat voor het vlekkeloos laten verlopen van evenementen relevante kennis en vaardigheden nodig zijn. Zo luidde een jaar na het winnen van de titel European Capital of Culture 2018 op deze plek het oordeel. Aanleiding was het niet vlekkeloos verlopen van muziekfestivals in recreatiegebied de Groene Ster. Bij het zevende festival, de tweede editie van Psy-Fi, kwamen de verborgen gebreken aan het licht. Drie fracties uit de gemeenteraad van Leeuwarden stelden in verband hiermee schriftelijke vragen aan het College van Burgemeester en Wethouders. Merkwaardig, gelet op de voorgeschiedenis.
In het Friesch Dagblad van vrijdag 2 augustus 2013 ( http://www.frieschdagblad.nl/index.asp?artID=64920 ) stelde burgemeester Crone de eerste editie van Welcome to the Village (WttV) als voorbeeld voor andere festivals. Hij prees de organisatie vanwege de snelle ontruiming in verband met slecht weer. Dat slechte weer weerhield de dagrecreanten van een bezoekje aan het recreatiegebied en bleef een parkeerchaos achterwege. Samen met iemand anders had ik een bezwaarschrift ingediend tegen het verstrekken van de evenementenvergunning, niet omdat we iets tegen het festival hadden maar omdat buiten het festivalterrein niets was geregeld. Politieke partijen stellen ruim twee jaar na de eerste editie van WttV schriftelijke vragen omdat er bij de tweede editie van Psy-Fi buiten het festivalterrein niets was geregeld met een parkeerchaos als gevolg. Gaat lekker zo richting 2018.
Bij culturele evenementen gaat het om het creatieve concept waarmee de organisatie bezoekers hoopt te trekken. In de openbare ruimte is het meer dan in een bestaand gebouw vervolgens allemaal logistiek: de aan- en afvoer van mensen en materieel. En dan maar hopen dat de bezoekers tussen aankomst en vertrek (kunnen) genieten van dat creatieve concept. Ziedaar logistiek in een notendop, mensen en materialen in beweging en rust. Willen mensen naar een toilet kunnen dan moeten die er wel vantevoren zijn geplaatst. Bij Psy-Fi stonden auto’s op de plaats waar mobiele toiletten waren gepland, de volgorde waarin je de dingen doet is ook heel belangrijk. Andere bekende problemen zijn de verschillen in aan- of afvoer in relatie tot de beschikbare verwerkingscapaciteit. Festivals op de Waddeneilanden hebben het gemakkelijk, iedereen moet met de veerboot en die zorgt voor een gedoseerde aanvoer. Psy-Fi kende het probleem met een inkomende verkeersstroom die (tijdelijk) groter was dan de verwerkingscapaciteit bij de hoofdingang, een buffer is dan handig. De beschikbare buffer in de vorm van het parkeerterrein van dierenpark Aqua Zoo werd niet benut met als gevolg een chaos. Soms speelt de afvoercapaciteit een organisatie parten zoals bij de eerste edities van de Slachtemarathon. Volgend jaar is er weer eentje, in het verleden wilden mensen vanwege slecht weer of een voetbalwedstrijd massaal eerder weg en daar was de “afvoerpijp” niet op berekend.
Culturele evenementen in de openbare ruimte kun je op een aantal dimensies scoren om de moeilijkheidsgraad vast te stellen. Na Psy-Fi is er een type dat nog moeilijker is, namelijk een evenement met een onbekend aantal te verwachten bezoekers omdat de toegang gratis is. De daadwerkelijke opkomst wordt niet zelden bepaald door het weer. Naast de gewenste gang van zaken moet je ook nadenken over eventuele calamiteiten. Bekijk de luchtfoto’s van Psy-Fi en vraag je af waar daar ‘s nachts een traumaheli kan landen. Al hardlopend in de Groene Ster ben ik na zeven festivals in ruim twee jaar tijd een stuk wijzer geworden, maar de gemeente Leeuwarden niet. Het aardige is dat het mij geen cent kostte en ook geen extra tijd. Aldaar hardlopend kun je maar beter opletten en dat hebben ambtenaren niet gedaan met als gevolg dat drie politieke partijen de verkeerde vragen stellen. In ieder geval heb ik het nu wel even gehad met Leeuwarden Culturele Hoofdstad.
