Wethouder digitalisering leeft nog in het stenen tijdperk

(tekst: Gert Jaap van Ulzen, aankomend VVD-raadslid Leeuwarden, op zijn weblog)

Doet een archiveringsprobleem dan �open Standaarden� bloeien?

Op 1 Oktober aanstaande wordt de wet WABO ingevoerd. Een diversiteit aan vergunningspichtige onderwerpen worden samengevoegd in ��n omgevingsvergunning en tegelijkertijd wordt dat proces maximaal gedigitaliseerd. Vanaf dat moment gaat iedereen een hoop dozen met papier en regel-geneuzel kwijtraken. Alle noodzakelijke aanvragen � en bijlagen � gaan we digitaal aanleveren en opslaan. Daar wordt een mens nou vrolijk van.

Zijn er dan geen haken en ogen? Natuurlijk, Leeuwarden zou Leeuwarden niet zijn als er geen relevante onderdelen van het proces vergeten zouden worden �n gisteravond in de Commissie kwam daar ��ntje van naar voren. Wyb Feddema (VVD) stelde een heel terechte rondvraag.

Al die documenten moeten ook digitaal bewaard worden en het bewaren van digitale documenten kost digitale ruimte. En die digitale archiefkast is iedereen gemakshalve even vergeten. Wanneer je de documenten verkleint, heb je logischerwijze een kleiner digitaal archiefkastje nodig en ach, dan red je het voorlopig wel. Maar dat verkleinen van documenten mag van de Archiefwet niet �n daar is een heel goede reden voor, die raakt aan de kern van (het gebrek aan) gemeentelijke competenties � in generieke zin.

Bij alles wat je digitaal opslaat, moet je ook het bijbehorende teruglees apparaat bewaren. De microfisches zijn er wel, maar de apparaten die je nodig hebt deze te lezen staan hoogstens nog in een museum. 8� Floppydisken, 5,25�floppys, trommels of ponskaarten � wie kent ze nog? CD & DVD worden nu uitgefaseerd. Wie een zolder vol met dia�s of 8mm film heeft staan, herkent het probleem. En daarmee ben je er nog niet, ook de benodigde grootte van de digitale archiefkast neemt alleen maar toe.

Door de � in het verleden � gekozen systematiek, staan de documenten niet ��n keer in het kastje opgeslagen, maar een veelvoud daarvan. Iemand die een tekening in het kader van de WABO rondstuurt naar 37 raadsleden, komt die tekening ruim 40 keer tegen binnen de digitale ruimte, Wanneer er inzake die tekening een vraagje terug komt, neemt dat aantal exponentieel toe. Een High Definition foto, gemaakt met een 10 megapixel mobiele telefoon kan zomaar opeens niet meer in de archiefkast passen. Video � idem. Maar daarmee ben je er nog niet �

Die tekening die ik 40 keer tegenkom in de digitale archiefkast, wordt ook 40 keer op een backup systeem geplaatst en soms 40 keer binnen een testomgeving. Er zitten gewoon niet genoeg uren in een dag om een dagelijks kopie te maken van ons digitaal archief. Laat staan wanneer je eens een document terug moet zoeken in die kopie van dat digitale archief. De PC�tjes worden zo langzaam, dat de ambtenaren maar beter met pen en papier in de weer kunnen.

Verder herkent iedereen het bijkomende probleem, dat documenten gemaakt met programmaatje A niet gebruikt kunnen worden met programmaatje B, de formaten zijn niet compatible. Dat is precies de reden waarom de Archiefwet compressie technologie niet toestaat. Tegelijkertijd geeft dezelfde wet ook de verplichting aan, om voortaan gebruik te maken van �Open Standaarden�.

Het gebruik van �Open Standaarden� biedt de mogelijkheid om fossiele hardware naar de milieustraat te brengen, zonder de toegang tot je digitale archiefkast te verliezen. Het gebruik van deze �Open Standaarden� geeft iedereen de mogelijkheid deze documenten aan te maken, te bewerken of te bekijken, onafhankelijk van de gebruikte software en/of hardware.

Het antwoord van de verantwoordelijk wethouder �voorlopig hebben we wel genoeg ruimte� brengt het probleem terug naar het niveau van �dan gaan we naar de winkel en kopen nog een schijfje erbij�. Dat is het probleem niet. Het probleem is dat er in het verleden foute keuzes zijn gemaakt, die zich nu beginnen te wreken. Er is structureel ge�nvesteerd is in het ontkennen van �Open Standaarden�.

Wanneer die visie niet snel 180 graden draait, komt het bestuurlijk- en ambtelijk apparaat voorspelbaar vanzelf � knarsend � tot stilstand. Dit archiveringsprobleempje is daar slechts een eerste exponent van.