Meer digitale archivering bij gemeenten en politie

(tekst: provincie Friesland)

Provincie verruimt mogelijkheden digitale archivering voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie.

Gemeenten, it Wetterskip en de Regiopolitie kunnen vanaf nu hun actuele administratieve documenten voortaan op ��n manier bewaren, namelijk digitaal. Het college van gedeputeerde staten heeft op grond van zijn wettelijke archieftaak de provinciale beleidsregel �vervanging archiefbescheiden voor gemeenten, waterschappen en regiopolitie� in die zin laten aanpassen. Voorwaarde is wel, stelt het college, dat een zorgvuldige procedure wordt gevolgd.

Een archief dat bestaat uit digitale �n papieren bestanden is steeds vaker incompleet en daardoor slecht bruikbaar. Het college biedt de genoemde instellingen met een regelaanpassing vanaf nu de kans om het gedeelte van hun actuele administratie dat nog op papier wordt bewaard, te digitaliseren of op microfilm te zetten. Na de daarbij geldende procedure zorgvuldig te hebben toegepast, kunnen ze de papieren originelen vernietigen. Alleen het digitale archief is dan rechtsgeldig.

De collegebeslissing sluit aan bij het jaarverslag over 2007 van de archiefinspecteurs van de drie noordelijke provincies. Zij vroegen daarin meer aandacht voor de kwaliteit van het informatiebeheer van overheden. Gedeputeerde Staten willen met de aanpassing van de regeling de opbouw van een compleet digitaal archief bij een overheidsorganisatie een impuls geven.

De noordelijke archiefinspecteurs zullen gemeenten, waterschappen en de regiopolitie voorlichting geven over de wettelijke eisen en de zorgvuldige procedure waaraan moet worden voldaan om tot een digitaal archief te komen.