Ambtenaren bepalen lot raadslid Selo Boxman

AMBTENAREN BEPALEN LOT RAADSLID SELO BOXMAN VAN LIJST058

door Gerard Jorna en Andries Veldman

Weinig Leeuwarders kennen Reindert Hoek. Alhoewel hij tot voor kort als gemeentesecretaris de hoogste baas was van alle 1200 Leeuwarder ambtenaren treedt hij zelden naar buiten. Hoek houdt zich, zoals het hoort, verre van de publiciteit. Dat naar buiten treden laat hij over aan degenen die hij dient: de leden van het college en de burgemeester. Een spaarzaam publiek moment was Hoeks’ optreden tijdens het evenement Culturele Hoofdstad in 2018 in de Blokhuispoort. Hier ontvouwde hij een welhaast revolutionaire kijk op besturen. De ‘macht’ van colleges zou nog verder moeten afnemen.

Een korte schets leert ons hoe een gemeente wordt bestuurd. Gemeentesecretaris Reindert Hoek zit in de cockpit met naast hem zijn co-piloten. Daarachter in de business seats zitten, goed geaccommodeerd, de leden van het college. Verderop, achter het gordijntje, zitten de raadsleden. De raad als allerhoogste gezagsorgaan binnen een gemeente en het college als uitvoerend bestuursorgaan leggen hun lot in handen van de cockpit. In de cockpit worden de beslissingen genomen en de routes uitgezet. De leden in de business seats laten zich de beslissingen die voorin worden genomen graag aanleunen. Als de wielen de grond raken klinkt er applaus in de business seats en van achter het gordijntje. Hè gelukkig, we zijn weer veilig geland.

Wat in de cockpit wordt besloten wordt linksom of rechtsom uitgevoerd. De piloten in de cockpit buigen zich over ieder document van ook maar enige importantie. Moeten er juridische procedures worden ingezet om de belangen van particulieren in recreatiegebied De Groene Ster te bestrijden, dan wordt dit in de cockpit beslist. Moet hiervoor een financiële open eind-regeling voor worden vastgesteld? Dan gebeurt dit in de cockpit. De leden in de business seats hoeven alleen nog maar hun handtekening te zetten.

Het was een gezellige boel op het afscheidsfeestje van de Leeuwarder gemeentesecretaris

Het was een gezellige boel op het afscheidsfeestje van de Leeuwarder gemeentesecretaris in de statige Oranjezaal van het oude stadhuis. Reindert Hoek werd op 10 oktober 2019 met waarderende woorden en presentjes overladen. Bodes liepen af en aan om drankjes en versnaperingen voor hun baas en zijn genodigden rond te brengen. Het geheel werd muzikaal omlijst door zijn broer Klaas Hoek en de stemkunstenares Greetje Bijma.

Een paar kamers van de Oranjezaal verwijderd was het een stuk minder gezellig. Hier zaten onverwacht burgemeester Buma, griffier Frans van der Heide en het LIJST058-raadslid Selo Boxman bij elkaar. Boxman werd tot haar niet geringe verrassing geconfronteerd met het nieuws dat er een integriteitsonderzoek tegen haar zou worden ingesteld. Voor het eerst werd zij geconfronteerd met een verdenking die grote gevolgen zou hebben. Op deze voor Reindert Hoek zo feestelijke dag werd het treurige lot van het raadslid Selo Boxman bezegeld. Precies zoals het in de cockpit was bekokstoofd.

Een paar dagen eerder was de schrik op het Stadskantoor groot, toen tussen de stukken van de rechtszaak tussen de gemeente Leeuwarden en Split Vision, het Eindhovense softwarebedrijf waarmee de gemeente in conflict was geraakt, een mailbericht van Machiel van der Schaaf werd aangetroffen. De chief information officer (hoofd ict) van de gemeente Leeuwarden was na deze ontdekking in alle staten.

De hotmail door griffier Frans van der Heide opgesteld, was naar de raadsfractie van LIJST058 gezonden en daarna terechtgekomen bij de directeur van Split Vision. Nu lag het op het bureau van André Alberda, senior adviseur juridische zaken van de gemeente Leeuwarden.

In de mail wordt gesproken over Robbert, de directeur van Split Vision en Otto, de fractievoorzitter van LIJST058. De twee mailen elkaar over een rapport waarin de ict-structuur van de gemeente Leeuwarden wordt beoordeeld.

Beste Robbert,

Wij hebben onderstaande mail ontvangen. Hieruit blijkt dat het rapport wel degelijk bestaat en dat ze weten waar we het over hebben.

Dag Otto,

Wij kregen onderstaand antwoord van Machiel van der Schaaf:

“Ik kreeg onderstaande vraag van Wout Martens binnen met het verzoek hierop te reageren.

Zoals je weet zitten we midden in een juridische procedure met het bedrijf Split~Vision. Begin dit jaar heeft 058 hierover al schriftelijke vragen gesteld, en hebben we beantwoord (zaaknummer Z205960-2019).

Er wordt nu een rapport gevraagd. Dat rapport maakt onderdeel uit van onze juridische case cq het juridisch traject waarin we zitten. Richting 058 (en de Raad) hebben we in de beantwoording van de vragen al aangegeven dat we tijdens een lopend juridisch geschil geen inhoudelijke informatie willen wisselen, omdat dit kan leiden tot een nadelige procespositie. Ook hebben we gemeld dat we de raad informeren zodra dat mogelijk is.

Ik heb het verzoek van raadslid Van der Galiën ook besproken met wethouder Tjeerdema, en we zijn van mening dat het verstrekken van de memo nadelige gevolgen kan hebben voor de juridische zaak. Dat moeten we echt niet willen. Zou jij hierin kunnen interveniëren richting 058 / Raad?

Ik ben van mening (en de wethouder is het met me eens) dat we dergelijke info gaande juridische trajecten niet moeten willen delen met de Raad(sleden).

Ik hoor graag even van je (telefonisch / mail, wat je maar het beste uitkomt. Dank je vast!

Machiel”

Met vriendelijke groet,

Selo Boxman

(tekst loopt door onder de foto)

Selo Boxman – Foto: Lijst058

Alberda heeft zijn eerste oordeel blijkbaar al klaar

De paniek op het Stadskantoor na het openbaar maken van deze correspondentie was groot, zoals valt te lezen in de inmiddels openbaar gemaakte maar desondanks bijna geheel zwartgelakte e-mailcorrespondentie tussen de betrokken ambtenaren die bij het onderzoeksrapport van Capra Advocaten is gevoegd. Alberda heeft zijn eerste oordeel blijkbaar al klaar als hij schrijft over een ‘vertrouwelijke’ e-mail die zou zijn doorgespeeld. De vertrouwelijkheid wordt later ontkracht.

Alberda schreef een boze mail aan Van der Schaaf en aan de manager shared service centrum Harm Brink. André Alberda: “dat het een kwalijke zaak is dat vanuit een raadsfractie vertrouwelijke e-mails worden doorgespeeld aan een partij met wie de gemeente op dat moment in een juridische procedure is verwikkeld”.

‘’De waarschuwing dat verstrekking van bepaalde gegevens een nadelige procespositie van de gemeente zou kunnen ontstaan was blijkbaar geen reden om niet tot delen van de informatie over te gaan. Wat mij betreft een zaak van groot belang die door de gemeentesecretaris, griffier en burgemeester in gezamenlijkheid moet worden opgepakt”.

Daarmee was de toon gezet en de aandacht concentreerde zich daarna op het raadslid Selo Boxman van de fractie LIJST058 wier naam onder het doorgestuurde bericht stond.

Bij het aantreden van Van der Schaaf in de gemeente Leeuwarden had de gemeentesecretaris Reindert Hoek hem gevraagd om in het programma Digitaal Werken Noord-Friesland te stappen. De projectresultaten stonden onder druk en de samenwerking met Split Vision verliep moeilijk. Eerst werd Van der Schaaf adviseur over wat –naar eigen zeggen – ‘slim en wijs’ was en inmiddels was hij opdrachtgever van het programma Digitaal Werken Noord-Friesland geworden.

De antwoorden die hij op deze vragen gaf bleken later onjuist en/of onvolledig

Van der Schaaf vond de vragen die raadsfractie LIJST058 stelde na een verontrustend bericht op 18 januari 2019 in de Leeuwarder Courant – eerder had Binnenlands Bestuur al bericht over het conflict (8 mei 2018) – over het conflict tussen de twee partijen eigenlijk maar onzin. De antwoorden die hij op deze vragen gaf bleken later onjuist en/of onvolledig. Bovendien beweerde Van der Schaaf na een Wob-verzoek (Wet openbaarheid van bestuur) van Split Vision zonder schroom en ten onrechte dat een rapport over de kwaliteit van de ict-infrastructuur niet voorhanden was. Vervolgens probeerde Van der Schaaf de griffie als tussenpersoon in te schakelen omdat hij het zelf niet nodig achtte de raadsfractie van Lijst058 van de juiste informatie te voorzien.

Machiel van der Schaaf mailt naar griffier Frans van der Heide:

‘’Hoi, zoals telefonisch afgesproken, stuur ik hierbij het mailtje dat ik dinsdag naar Frans (Van der Heide) heb gestuurd aan jullie door.

“Zoals net telefonisch afgesproken, vind ik het niet logisch dat ik rechtstreeks raadslid Van der Galiën benader. We hebben vervolgens afgesproken dat jullie beantwoorden. Ik ga er dan ook vanuit dat jullie het nu verder oppakken en verwacht dat onderstaand mailtje hierin helpt”.

Vriendelijke groet,

Machiel

Hij had zichzelf te kijk gezet als een ambtenaar die het niet zo nauw neemt met de democratische spelregels

Terwijl de zorg van Van der Schaaf had moeten uitgaan naar het oplossen van de gemeentelijke ict-infrastructuur en de mogelijke bijdrage van partijen hierin was hij druk bezig met het redden van zijn eigen hachje.

Van der Schaaf was nu in de betrekkelijke openbaarheid van een civiele procedure (gemeente Leeuwarden tegen Split Vision) terechtgekomen en ook nog eens betrapt op een leugen.

Hij had zichzelf te kijk gezet als een ambtenaar die het niet zo nauw neemt met de democratische spelregels en de voor hem geldende ambtsplicht, waar staat: “Je geeft de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. Het niet nakomen van verplichtingen kan worden beschouwd als plichtsverzuim en bestraft worden”.

Ook had hij de aandacht gevestigd op wethouder Hilde Tjeerdema (D66), die zich evenmin veel leek aan te trekken van haar wettelijke informatieplicht en de voor haar geldende “Gedragscode integriteit burgemeester en wethouders in de gemeente Leeuwarden 2016”. Tjeerdema won op haar beurt advies in bij, hoe kan het ook anders, gemeentesecretaris Reindert Hoek.

Van der Schaaf schreef vervolgens aan de gemeentesecretaris Reindert Hoek dat “het toch niet zo kan zijn dat raadsleden dergelijke informatie met leveranciers delen terwijl er zoveel op het spel staat, ook qua financiën. Wil jij dit oppakken, samen met griffier en de burgemeester?’’

Alvorens Hoek hiertoe overging, vroeg hij eerst dekking bij de senior adviseur juridische zaken Alberda:

“Graag een analyse opstellen of het handelen van 058 juridisch laakbaar is dan wel in strijd met de integriteitsregels. Deze analyse heb ik nodig voor het driehoeksoverleg burgemeester, griffier en gemeentesecretaris.”

Het leek erop dat Hoek met een knal wilde vertrekken

Dat de gemeentesecretaris, twee weken voor zijn afscheid, van de gemeente Leeuwarden de integriteitskaart trok is op zijn zachtst gezegd opmerkelijk. Zeker in het licht van het feit dat er sinds kort een nieuwe burgemeester, Sybrand Buma, was aangetreden. Het leek erop dat Hoek met een knal wilde vertrekken.

Het is niet alleen opmerkelijk, maar ook merkwaardig omdat Hoek tot dan toe direct verantwoordelijk was voor de ict-infrastructuur van de gemeente Leeuwarden, waarvan gebleken is dat die op vitale onderdelen niet deugde. Door zijn aanpak van Split Vision bij het beëindigen van de dienstverleningsovereenkomst had hij de gemeente Leeuwarden met grote financiële risico’s opgezadeld. De afscheidnemende gemeentesecretaris was tevens verantwoordelijk voor de gebrekkige en onjuiste informatievoorziening door zijn ambtenaren. En tenslotte, niet onbelangrijk: Reindert Hoek was gedurende zeven jaar verantwoordelijk geweest voor de integriteit van zijn ambtenaren.

Adviseur juridische zaken van de gemeente André Alberda ging bliksemsnel aan de slag na het verzoek van zijn baas gemeentesecretaris Hoek. Binnen twee dagen had hij zijn analyse klaar.

Alberda schrijft dat het handelen van de leden van de raadsfractie van LIJST058 niet verboden of strafbaar is. Zij zijn volksvertegenwoordigers en hebben een grote vrijheid van handelen. Maar volgens hem geldt wel een gemeentelijke gedragscode. “Geen juridisch afdwingbare regelset dus, maar het in strijd handelen met deze code is minimaal reden om in raadsverband en ook met betrokkenheid van gemeentesecretaris en burgemeester (als voorzitter van b&w) een gesprek te over voeren.”

Ook al was het gewraakte e-mailbericht geheim noch vertrouwelijk, meldt Alberda dat een raadslid informatie waarvan hij redelijkerwijze moet weten dat het geheim of vertrouwelijk is, niet moet delen met derden.

Hij zoekt naar wat Hoek wil horen

“Communicatie vanuit de gemeenteraad kan tot een nadelige rechtspositie van de gemeente leiden in het geding en dat is vanzelfsprekend niet in het algemeen (gemeentelijk) belang”. Alberda beseft dat deze opvatting geen in ijzer gegoten argument is om het raadslid aan te pakken en spit verder. Hij zoekt naar wat Hoek wil horen.

Uiteindelijk vindt hij in een zinsnede uit de gedragscode een stok om het raadslid Selo Boxman mee te slaan: “Daarnaast moet een raadslid respectvol omgaan met de personen om hem heen, zie het volgende citaat uit de inleiding (van de gedragscode): “Integriteit is niet alleen een kwestie van regels, maar ziet ook op de onderlinge omgangsvormen. Een respectvolle omgang met burgers en organisaties, tussen politieke ambtsdragers onderling en tussen politieke ambtsdragers en medewerkers, met behoud van eigen politieke inhoud en stijl, is van groot belang”

Alberda vindt dat het onnodig in de openbaarheid brengen van namen en functies van individuele ambtenaren niet in deze gedragscode past. “Deze werken immers onder verantwoordelijkheid van het college en slechts het college is verantwoording verschuldigd aan de raad. Dat het hier gaat om de Chief Information Officer doet daar m.i. niets aan af”.

Hoek blijkt nog niet helemaal tevreden

Hoek blijkt nog niet helemaal tevreden en wil ook dat de senior adviseur personeel en organisatie haar licht over de kwestie laat schijnen omdat zij, volgens Hoek “integriteitshandelen in portefeuille heeft”. De senior adviseur personeel en organisatie stelt hem niet teleur.

Zij wijst op een protocol dat de raad zou hebben vastgesteld en herinnert zich dat ter ondersteuning van de burgemeester er een adviescommissie integriteit is die de burgemeester bijstaat. Deze zou bestaan uit de gemeentesecretaris, de HR-functionaris van het concern, de senior juridisch adviseur van P&O met aandachtsgebied integriteit, de griffier en eventueel op afroep een externe deskundige.

Met deze informatie onder de arm nam Reindert Hoek, inmiddels één week voor zijn afscheid, het muzikale duo was al besteld, contact op met de griffier van de gemeenteraad Frans van der Heide, de man wiens taak het is de raadsleden optimaal te ondersteunen.

Van der Heide verzuimt te melden dat hij in zijn functie als griffier voor de belangen van de raadsleden op moet komen

Volgens de verklaring van Van der Heide tegenover de onderzoekster van Capra Advocaten zou Hoek hem hebben verteld dat de wijze waarop de mails bij de processtukken waren gekomen “eigenlijk niet kan en dat dat in zijn opinie strijdig is met de integriteitsregels”. Van der Heide verzuimt te melden dat hij in zijn functie als griffier voor de belangen van de raadsleden op moet komen die over een ruim mandaat beschikken als het gaat om informatie te verzamelen om hun controlerende taak uit te oefenen.

Men zou mogen verwachten dat de griffier, vanuit het perspectief van de gemeenteraad, enige kritische vragen zou stellen over de suggestie van de gemeentesecretaris dat het handelen van LIJST058 in strijd zou met de integriteitsregels. Wat was daar niet integer aan en welke norm was dan overtreden? In de documenten is hierover niets te vinden.

Volgens de Instructie voor de griffier gemeente Leeuwarden 2014 dient deze zorg te dragen voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad en de leden van de raad afzonderlijk. De griffier is lid van de Vereniging van Griffiers die meerdere publicaties heeft gewijd aan de rol van de griffier als bewaker van de integriteit van de gemeenteraad.

Omdat vragen over en confrontatie met integriteitskwesties niet oplosbaar zijn zonder het raadplegen van deskundigen of collega’s kent de vereniging een Commissie Integriteit. Deze heeft tot doel griffiers te ondersteunen bij dilemma’s op het gebied van integriteit en morele oordeelsvorming. De griffier heeft ook de beschikking over het ’Integriteitskompas: Morele richtingwijzer voor griffier’ dat zich richt op de beroepsethos en het morele oordeelsvermogen van de griffier en een aanvulling is op de ook voor de griffier geldende ambtelijke gedragscode. Tenslotte beschikt de griffier over de handreiking ‘De rol van de griffier bij een vermeend integriteitsschending: van melding tot onderzoek’ met als uitgangspunt dat griffiers in het krachtenveld waarin zij opereren altijd in gedachten moeten houden dat zij zijn aangesteld om de volksvertegenwoordigers te ondersteunen. De handreiking gaat gedetailleerd in op de rol van de griffier in de verschillende fasen van een integriteitsmelding.

De integriteitskaart wordt regelmatig te snel getrokken, soms met politieke motieven, soms oneigenlijk – Het fenomeen staat bekend als ‘integritisme’

Gelet op zijn langdurige ervaring als griffier zou men mogen veronderstellen dat Frans van der Heide ook weet heeft van het Steunpunt Integriteitsonderzoek Politieke Ambtsdragers. Dat heeft in meerdere publicaties er op gewezen dat in gemeenten met een verziekte bestuurscultuur integriteit vaak de ‘joker’ is, waarbij extra waakzaamheid is geboden. De integriteitskaart wordt regelmatig te snel getrokken, soms met politieke motieven, soms oneigenlijk. Alle fouten en problemen worden dan integriteitsproblemen, alle waarden en normen worden dan integriteitscriteria. Het fenomeen staat bekend als ‘integritisme’. Door de integriteitsvraag te stellen wordt bewust geprobeerd een persoon in diskrediet te brengen of te beschadigen.

Maar al deze informatie was kennelijk niet aan griffier Van der Heide besteed. In zijn verklaring tijdens de raadsvergadering van 26 februari 2020 etaleert Van der Heide zijn gebrek aan kennis en ervaring op het gebied van integriteitskwesties en doet hij het voorkomen alsof het hem allemaal is overkomen.

Maar al deze informatie was kennelijk niet aan griffier Van der Heide besteed

“Op een gegeven moment zijn de feiten aangedragen door de gemeentesecretaris en is al vrij snel de conclusie getrokken dat het doen van een integriteitsonderzoek onvermijdelijk was. Dat is overlegd met de burgemeester”.

‘’Dan kom je in een traject terecht wat ondanks dat ik een aantal jaren meedraai als griffier en een aantal dingen heb meegemaakt, voor mij volstrekt nieuw was en dat je met protocollen te maken hebt die je moet volgen (–) Kijkend naar de verwijten die mevrouw Boxman vervolgens richting de griffie en de burgemeester maakt: denk ik, je zit in een zoektocht ook omdat je een dergelijk proces voor het eerst met elkaar ingaat. Dat betekent dat je het protocol zo goed mogelijk probeert te volgen. Daar zitten op enig moment ook wel eens constateringen in dat het ook lastig is en dat je met elkaar probeert op een zo goed mogelijke manier aan te vliegen. Daar kun je vervolgens ook heel veel interpretaties aan geven”.

Maar ook Van der Heide blijkt zich niet onbetuigd te hebben gelaten in het beschadigingsproces van Selo Boxman. Dat wordt duidelijk uit zijn verklaring in het onderzoeksrapport van Capra Advocaten.

Voorbijgaand aan zijn eigen rol in de gebrekkige communicatie, heeft hij zijn morele oordeel klaar: “Ik ben er wel van geschrokken en ik vond het een ernstige kwestie. Je kunt er op twee manieren naar kijken. Als je ziet wat er feitelijk gewisseld is aan mails, heeft dat niet veel inhoud over de casus, maar door het enkele feit dat een raadslid op deze manier met een partij communiceert, waarmee wij als gemeente in een platte, civielrechtelijke procedure over geld zitten, was mijn conclusie op dat moment dat het raadslid dat eigenlijk niet kon maken. Ik vind dat zij op haar klompen had kunnen aanvoelen dat dat eigenlijk niet kan. Dat was mijn conclusie”.

Nadat Van der Heide het verhaal van Hoek had aangehoord hebben de twee ambtenaren, alvorens de burgemeester te spreken, samen vastgesteld dat ze het eens waren over een voorlopige conclusie, namelijk dat dit een schending van de integriteitsregels zou kunnen zijn en dat ze hier actie op moesten ondernemen.

In dit licht is de spijt die de griffier tijdens de raadsvergadering van 28 februari 2020 heeft geuit, niet geheel vrij van hypocrisie. “Het spijt mij ten zeerste en dat het ook voor haar persoonlijk tot een klein drama is geworden. Dat is jammer. Daar was ik graag uitgebleven. Maar ik kan niet anders zeggen dan dat wij vanuit de griffie, ook in de advisering richting de burgemeester, ons best hebben gedaan om daar uit te blijven, maar dat we logischerwijze wel gewoon het juridische traject moesten volgen gezien de feiten die er lagen op dat moment”.

De burgemeester is over de rol van de griffier wat duidelijker. In zijn verklaring tegenover de onderzoekster van Capra Advocaten zegt hij: “Ik heb lopende de zaak de hele tijd contact gehad met de griffier. Ik heb met de gemeentesecretaris eigenlijk inhoudelijk geen contact meer gehad over deze kwestie omdat hij wegging. Ik heb eigenlijk alleen nog maar met de griffier inhoudelijk afgestemd wat we in de procedure zouden doen”.

Het is onmiskenbaar dat de griffier onder verantwoordelijkheid van de burgemeester de regie heeft gevoerd over het integriteitsonderzoek

Het is onmiskenbaar dat de griffier onder verantwoordelijkheid van de burgemeester de regie heeft gevoerd over het integriteitsonderzoek. Het lijkt er dan ook sterk op dat hij er de hand in heeft gehad in de beslissing om Reindert Hoek, wiens dienstverband pas op 1 december 2019 afliep, weg te laten komen zonder enige verantwoording af te leggen over het hoe en waarom van zijn onterechte beschuldigingen dat een integriteitsonderzoek tegen Selo Boxman ‘onvermijdelijk’ was.

De onderzoekster van Capra Advocaten schrijft in haar rapport: “Hoewel de gemeentesecretaris de heer R. Hoek bij de onderhavige kwestie betrokken is geweest, is besloten hem niet te horen in het kader van het onderzoek, aangezien hij inmiddels de gemeente Leeuwarden heeft verlaten en van zijn verklaring geen aanvullende relevante informatie wordt verwacht.”

==================================================================================================

Machiel van der Schaaf is inmiddels bij de gemeente Leeuwarder vertrokken. Hij werkt nu als directeur ICT bij het Martini Ziekenhuis in Groningen.

Reindert Hoek is inmiddels gepensioneerd, maar heeft het verzoek van de gemeente Leeuwarden gekregen om als extern adviseur een onderzoek in te stellen naar samenwerking tussen poppodium Neushoorn en schouwburg De Harmonie. Gemeentebelangen Leeuwarden heeft hier vragen over gesteld aan het college. Het bevreemdt de fractie dat iemand die nauw betrokken is geweest bij de totstandkoming van poppodium Neushoorn ingeschakeld wordt om advies te verstrekken over samenwerking.

Lees ook: Wat bezielde de kersverse burgemeester Sybrand Buma in de zaak Selo Boxman?

Selo Boxman