Deze gemeente kan de vragen van de huidige tijd niet meer beantwoorden door te blijven doen wat ze altijd al deed

Foto: Liwwadders

(tekst: college aan raad)

Leeuwarder digitale agenda –

Z209681-2019 Concernstaf Concernstaf 14058, Karine Rodenburg

25 juni 2019

Geachte leden van de gemeenteraad,

Graag bieden wij u ter informatie de Leeuwarder digitale agenda (LDA) aan (bijlage 1). Dit is een nadere uitwerking van de agenda die werd aangekondigd in ons Collegeprogramma: De kracht van samen (2018-2022). Digitalisering speelt onmiskenbaar een steeds grotere rol in de samenleving en in onze organisatie. Dat brengt kansen en nieuwe opgaven met zich mee. Deze gemeente kan de vragen van de huidige tijd niet meer beantwoorden door te blijven doen wat ze altijd al deed. Daarom schetst de LDA een meerjarenperspectief dat in hoofdlijnen beschrijft wat we moeten veranderen en hoe we dat gaan doen. Dit als eerste stap richting de digitale toekomst van Leeuwarden.

Resultaat van uw input

U bent nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van de LDA. Er is dankbaar gebruik gemaakt van uw input (bijlage 2). Richtinggevende uitspraken van uw kant zijn in de LDA verwerkt. Om er een paar te noemen: we kiezen ervoor ‘slimme’ volger van innovatie te zijn, in plaats van koploper; we vergroten onze externe oriëntatie; we gaan een verregaande samenwerking met andere gemeenten aan om de dienstverlening en bedrijfsvoering ingrijpend te vernieuwen; en we gaan meer en meer in gesprek met onze inwoners, bedrijven, kennisinstellingen en andere organisaties om ideeën op te halen; de samenwerking met studenten van de NHL Stenden Hogeschool is inmiddels een feit. De samenwerking met NHL Stenden, RUG campus Fryslân, het Fries sociaal planbureau, CBS, Provincie Fryslân en gemeenten Súdwest-Fryslân en Smallingerland heeft inmiddels vorm gekregen in het DataFryslân.

Nieuwe koers

We weten niet precies hoe Leeuwarden er in de toekomst uit zal zien. We weten wel dat we ons als gemeente moeten voorbereiden om een voortdurende heroriëntatie van gemeentelijke vraagstukken op basis van de snel veranderende trends en technologische mogelijkheden aan te kunnen. De nieuwe koers is er op gericht dat we digitalisering en technologisering beter benutten. Met als doel dat het leven in Leeuwarden mooier en beter wordt en Blad 2 wij onze publieke taken beter uit kunnen voeren. Dat doen we door data en techniek uitdrukkelijk te verbinden aan de speerpunten uit het Collegeprogramma, aan onze maatschappelijke opgaven en publieke taken. Samengevat gaat het om ‘meer doen met data’ en ‘zorgen dat alles slimmer wordt’ door het gebruik van technologie. Waarbij ‘slim’ betekent dat er steeds meer geautomatiseerd, eenvoudig of vanzelfsprekend gaat in Leeuwarden.

Richtinggevende principes

In de LDA staan 12 richtinggevende principes, die helpen om de nieuwe koers te varen en onze rol daarin te kunnen pakken. Ze vormen het uitgangspunt voor de beweging naar een toekomstig ‘slim’ Leeuwarden. Ze helpen het management om de goede keuzes te (blijven) maken en de beperkte financiële en personele middelen voor de juiste dingen in te zetten. De 12 principes zijn: 1. Rem op ‘verouderde’ systemen 2. Prioriteit bij nieuwe, informatie-gerichte systemen 3. Personele capaciteit vrijmaken voor vernieuwing 4. Besparingen inzetten voor vernieuwing 5. Conformeren aan Samen Organiseren, de +1-Gemeente en Common Ground 6. Vrij (her)gebruik van data 7. Experimenteren met nieuwe toepassingen 8. De maatschappelijke waardecreatie centraal 9. Leeuwarden is slimme volger 10. Hoeder van publieke waarden 11. Samenwerking in de regio 12. Digitalisering vraagt permanent aandacht Voor een nadere toelichting verwijzen we u kortheidshalve naar het betreffende hoofdstuk in de LDA.

Activiteiten en opbrengst

We willen ons volledig gaan richten op het bouwen aan een toekomstig ‘slim’ Leeuwarden (scenario 2 uit de LDA). Dit betreft het scheppen van randvoorwaarden om ICT substantieel bij te laten dragen aan economische en maatschappelijke doelen. Dat doen we in eerste instantie nog naast de ‘oude’ wereld. Maar met de mogelijkheden van de nieuwe wereld faseren we de oude wereld zo snel mogelijk uit. We zetten geen geld en menskracht meer in op verouderde legacy-systemen. Vrijgekomen menskracht zetten we zo snel mogelijk in voor vernieuwing. We focussen op herontwikkeling door toepassing van relevante technologische trends. We doen wat gewenst is vanuit wetgeving en/of (technische) ontwikkelingen. We organiseren onze diensten pro-actief rondom de behoeftes van inwoners en ondernemers. Met andere gemeenten werken we samen aan modernisering van de gemeentelijke ICT-infrastructuur. De opbrengsten van deze aanpak laten zich in deze fase moeilijk voorspellen. Het gaat om meer dan kostenreductie alleen. Zeker op de langere termijn kan het leven in Leeuwarden er mooier en beter van worden, en kunnen we onze publieke taken beter uitvoeren.

Veranderopgave

De nieuwe koers is geen lineair proces van A naar B, maar geeft wel aan waar we naar toe bewegen. Onze eigen organisatie moet voor de beweging in de gewenste richting gaan zorgen. Daarom gaat de LDA ook over de wijze waarop Blad 3 we gaan veranderen. Te beginnen met het creëren van bewustzijn, visievorming en experimenteren, om van daaruit een succesvolle, continue leer- en groeicurve te kunnen inzetten. Digitaal wordt cruciaal voor onze publieke taakuitvoering en digitale kennis en vaardigheden worden kerncompetenties van alle medewerkers en managers.

Financiering

Met input uit de organisatie is een inhoudelijk activiteitenportfolio samengesteld en een inschatting gemaakt van benodigde middelen voor de jaren 2020 t/m 2022. We gaan daarbij uit van wat we nu weten. Nieuwe (technologische) ontwikkelingen of additionele vragen vanuit stad of organisatie zijn te verwachten en moeten t.z.t. hier bovenop worden gefinancierd (deels zelfdragend en met funding door derden). In 2019 zijn we gestart met enkele activiteiten die al gelabeld en financieel gedekt zijn. Het huidige budget is echter ontoereikend voor uitvoering van de LDA in 2020 en verder. Ons voornemen voor dekking in 2020 hebben wij u in de Voorjaarsbrief+ gemeld. Het gaat om de bekostiging van scenario 2 uit de algemene middelen: € 565.000 voor de LDA en € 615.000 voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Dit voornemen wordt, afhankelijk van de financiële positie, verwerkt in de begroting 2020, die in november 2019 ter vaststelling aan u wordt voorgelegd. Voor de voortzetting van de LDA na 2020 zijn ook aanvullende incidentele middelen nodig. Daarnaast moet vanaf 2021 ook rekening worden gehouden met structurele kosten. Het ambitieniveau waarop en het tempo waarin de LDA kan worden uitgevoerd vanaf 2021 is sterk afhankelijk van het verdere verloop van onze financiële positie. Bij de voorbereiding van de MTR moet hier een nieuw inschatting van worden gemaakt.

Vervolg

Er wordt een meerjarig uitvoeringsprogramma LDA ingericht om op die manier de strategische veranderingen in de organisatie en de portfolioactiviteiten te realiseren. Een werkbezoek op 25 september met uw raad over o.a. cybersecurity is in voorbereiding. Dit combineren we met een aantal presentaties van:  digitale pioniers uit de Leeuwarder organisatie, om u meer beeld en geluid krijgt bij de Leeuwarder Digitale Agenda te geven.  Leeuwarder bedrijven, gericht op inzet van nieuwe technologieën en het creëren van publieke waarde. Denk hierbij aan de wijk en water Battle (ontwikkeld door Grendel Serious Gaming) om met de eigen wijk zoveel mogelijk water te besparen. Blad 4

Daarnaast bent u welkom om een kijkje te komen nemen bij de 4 experimenten die uitgevoerd gaan worden. Datum en tijdstip worden in overleg met u bepaald. De experimenten worden na afloop geëvalueerd. Wij informeren u graag tegen die tijd over de uitkomsten ervan.

Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Leeuwarden, burgemeester, secretaris.

foto: Geke Westenberg bij de kunstetalage aan het Zaailand

digitalisering